Vorfahrt für elektronische Unterschrift – Digitalisierung von Akten in Behörden weiter auf dem Vormarsch

Bayreuth / Rosenheim – August 2012. Der Landkreis Rosenheim hat rund 250.000 Einwohner und ist mit 100.000 Kraftfahrzeug An-, Ab-, und Ummeldungen jährlich eine der frequentiertesten Behörden in Bayern. Seit eineinhalb Jahren verzichtet die Kfz-Zulassungsbehörde weitgehend auf Papier und setzt auf digitale Formularbearbeitung und elektronische Unterschrift. So spart sich die Behörde jedes Jahr rund eine halbe Tonne Papier, Druckkosten beim Verlag und lästige Arbeitsschritte wie Kopieren oder Einscannen.
Franken News
Die Verantwortlichen im Landratsamt Rosenheim waren die ersten, die den Bürgermonitor DESKO Tablet Kiosk 2010 in der Zulassungsbehörde eingeführten. Seit dem hat dort die digitale Bearbeitung von Formularen und die elektronische Unterschrift Vorfahrt vor Papierbelegen.

Das Bayerische Staatsministerium für Wirtschaft, Infrastruktur, Verkehr und Technologie befürwortet die Einführung des DESKO Tablet Kiosk in Kfz-Zulassungsbehörden. „Wir sind auf DESKO im Rahmen einer Präsentation, organisiert vom Verkehrsministerium, aufmerksam geworden“, erklärt Dietmar Bartsch.

Nach einer Testphase folgten die technische Umsetzung der individuellen Anforderungen der Behörde und die Programmierung der Schnittstellen zu den Signatur-Tablets zusammen mit der Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (AKDB) aus Regensburg und dem Software Dienstleister SOFTPRO aus Böblingen. „Am Beginn der Einführung hatten wir nur ein Gerät zum Testen an den Annahmeschaltern installiert. Das führte dazu, dass die meisten Kunden nur an diesen Schalter wollten, um diese Neuheit selbst auszuprobieren“, sagt Bartsch. Heute nutzt man die Tablets erfolgreich an allen Schaltern. Das zu bearbeitende Formular wird komplett auf dem DESKO Tablet Kiosk angezeigt und kann mit einem biometrischen Stift auf dem DESKO Bürgermonitor ausgefüllt und unterschrieben werden. Ausweis- und Bankdaten werden mit Hilfe des integrierten Durchzuglesers ausgelesen und automatisch in das Formular übernommen. Das vollständige elektronische Dokument wird dann direkt an ein digitales Archiv übermittelt.

Die Software SignDoc verbindet die Daten der digitalisierten eigenhändigen Unterschrift direkt mit dem elektronischen Dokument im Format PDF. Dabei werden auch die unsichtbaren biometrischen Merkmale wie unterschiedliche Stufe des Schreibdrucks und die Schreibgeschwindigkeit gespeichert. Sofern zu einem späteren Zeitpunkt Zweifel an der Integrität eines Dokumentes bestehen, kann dieses mit gängigen PDF-Anzeigeprogrammen, inklusive des weit verbreiteten Adobe Reader, validiert werden. Eventuelle Manipulationen könnten so leicht aufgedeckt werden.

Das DESKO Tablet punktet mit einer weiteren wichtigen Eigenschaft: Wenn für das Ausfüllen von Formularen Daten aus Identitätsdokumenten wie Personalausweisen oder Reisepässen erforderlich sind, können diese über das Lesegerät des Tablet Kiosk ausgelesen und fehlerfrei direkt übernommen werden. Lästiges Abtippen von Informationen zum Halter entfällt komplett, Tippfehler werden ausgeschlossen. Der DESKO Tablet Kiosk besitzt einen Bildschirm mit einer Diagonale von 10,4 Zoll, grob vergleichbar der Größe eines iPad. Text, der mit der Hand geschrieben wird und die Unterschrift werden durch digitale Tinte auf dem Bildschirm dargestellt. Der große Unterschied zu Apples populärem Tablet liegt in einem speziellen Stift und einer Sensorenmatte unter dem Bildschirm. Beides sind elementare Komponenten der Datenerfassung auf dem Bildschirm mittels elektronmagnetischer Resonanz. Beim Schreiben sendet der Stift des Tablet Kiosk jede Sekunde 133 Signale an die Sensorenmatte. Die Darstellung einer Unterschrift wird dadurch sehr genau, vergleichbar einer Unterschrift auf Papier.

Die Behörde verwendet das kommunale KFZ-Zulassungsprogramm OK.VORFAHRT von der Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (AKDB) aus Regensburg. Der führende Dienstleister und Anbieter von Software für Kommunen in Deutschland ist mit innovativen Behörden kontinuierlich auf der Suche wie die Abläufe in der öffentlichen Verwaltung effizienter und kundenorientierter gestaltet werden können. Viel Zeit und Kosten können eingespart werden, wenn möglichst viele Dokumente durchgängig elektronisch bearbeitet und anschließend archiviert werden. Die dafür erforderlichen Unterschriften gilt es möglichst ohne Papier zu erfassen und sicher in die Dokumente einzubinden. Für diese Aufgabe arbeiten die AKDB und ihre Tochtergesellschaften kommIT und LivingData eng mit den Firmen DESKO und SOFTPRO zusammen.

Dietmar Bartsch summiert: „Der DESKO Tablet Kiosk wurde in den KFZ Zulassungsstellen im Landkreis Rosenheim im Jahr 2010 eingeführt und wird mittlerweile an zehn Schaltern in Rosenheim, acht in Bad Aibling und sechs in Wasserburg am Inn eingesetzt. Jährlich wickeln wir 100.000 Vorgänge ab. Mit dem DESKO Tablet Kiosk sparen wir zum einen Unmengen an Papier ein und zum anderen entfallen manuelle Arbeitsvorgänge wie Kopieren oder Scannen. Ein Return-of-Investment ist bei uns in einer Zeitspanne von 5 Jahren erfüllt. Des Weiteren verwenden wir den Tablet auch als Bürgermonitor um beispielsweise die Internetseite für ein Wunschkennzeichen auf dem Bildschirm aufzurufen. Nach unserer Erfahrung legt der Bürger von heute größtem Wert auf erstklassige Dienstleistung. Wir bieten unseren Bürgern mit DESKO ein Höchstmaß an exklusivem Service, Bedienerfreundlichkeit und Transparenz. Die Einführung von DESKO ist bei uns im Landkreis Rosenheim nach wie vor ein voller Erfolg und wird von unseren Kunden sehr gut angenommen.“

DESKO hat sich seit 1991 auf Hardware und Software rund um das Auslesen von Identitätsdokumenten spezialisiert. Weltweit sind über 150.000 DESKO-Geräte in 65 Ländern in Behörden, auf Flughäfen, im Handel und in Kreditinstituten im Einsatz.

Die Software SignDoc für die elektronische Unterschrift stammt von SOFTPRO. Das Unternehmen ist mit seinen Lösungen zur vertrauenswürdigen Einbindung der eigenhändigen Unterschrift in digitale Workflows weltweit führend. Unter anderem vertrauen 11 der 25 größten Banken auf die Lösungen der Unterschriftexperten. 

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