單位與員工間資金往來性質的認定標準及避險策略

員工與單位間資金往來是否構成借貸，首先需迴歸到民間借貸關係成立的認定標準上，核心在於通過對借貸關係成立的三個構成要件的認定進行判斷，具體的認定維度如下：

（一）雙方間存在借貸合意

借貸合意係指借貸雙方對於“借貸”這一事實達成了一致的意思表示，即“一方明確表示想借、一方明確表示願貸”。

具體表現爲：出借人有出藉資金的意思，借款人有借入資金的意思，且雙方的這種意思表示必須同時指向同一筆確定的款項。若無該“借貸合意”，即便有轉賬，也可能被解釋爲其他法律關係。

（二）出借方須完成實際資金交付

如果出借款項一方沒有向借款方完成實際交付，即便雙方簽有借條或借款合同，存在借貸合意，該借貸法律關係也不生效。前文所述的“實際交付”係指將款項實際轉移給借款人的行爲。通常表現爲銀行轉賬、支付寶/微信等電子支付，或者是傳統的現金支付。與此同時，除傳統的借款交付方式外，實踐中還存在出借人將錢轉給借款人指定的第三方，或抵消債權債務等形式。

（三）主體適格及用途合法

1.主體適格。民間借貸本質上是一種民事法律關係。有效的民事法律行爲要求主體必須適格。即借貸雙方爲完全民事行爲能力人。若借款人或出借人是限制民事行爲能力人（如未成年人、患有精神疾病無法完全辨認自己行爲的人），且其簽署的借貸協議並非“純獲利益”的民事法律行爲，該法律關係也可能被撤銷或歸於無效。

2.用途合法。根據《最高人民法院關於審理民間借貸案件適用法律若幹問題的規定》第十三條的規定可知，即便雙方主體適格、簽了協議、且錢也確實給到了對方手裏（完成了交付），但如果借款用途違法（用於賭博、吸毒、走私等非法行爲，或非法轉貸），該借貸關係依然不成立或無效。

人民法院在審理涉及單位與員工間的金錢往來時，往往會嚴格按照民間借貸的法定構成要件——即嚴格審覈雙方行爲是否存在借貸合意、是否完成款項交付，以及借貸雙方主體是否適格作爲認定借貸關係是否成立的依據。

（一）主體關係的“管理隸屬”因素

民間借貸關係應發生在平等主體之間。若爭議借貸事實發生於勞動關係存續期間，且款項往來具有明顯的管理隸屬特徵，部分法院傾向於認定其屬於單位內部資金流轉，而非民事債權債務關係。

具體表現爲如借支行爲發生於被告在原告公司任職期間，屬於爲履行職務而預支款項。所謂“借款”可能會被認定爲單位基於管理職權向員工發放的“附條件的福利”或“預支性補貼”。

參考案例： (2023) 湘 3123 民初 910 號民事判決：“本院經審查認爲……被告的借支款項產生於被告在原告公司任職期間……就款項性質而言，該款項實際是一種預支行爲，如何報銷以及衝抵受原告公司內部管理制度的約束，故原告與被告雙方就借支款的返還問題屬於單位內部管理事項，並非平等主體間的民事糾紛。” 

（二）資金用途的“職務關聯”因素

實踐中，人民法院會審查資金的實際流向。若出藉資金系用於單位的日常經營、項目運作或發放其他員工報酬，則該行爲屬於基於職務行爲的代收代付，而非個人借貸。具體表現爲“辦公室用品採購”、“空調維修”、“整理工程資料”或“廣告推廣費”等。

參考案例：(2025) 滬 0115 民初 26288 號民事判決書：“案涉款項的借支均發生在被告在原告處工作期間，借款用途爲辦公室用品採購、空調維修、財務部暫支備用金……上述借款符合員工因公預借款的特徵，因此本案所涉爭議是基於單位內部財務管理制度而產生的資金糾紛。” 

（三）財務憑證的“內部審批”因素

在民間借貸糾紛中，出借方需證明雙方達成借貸的一致意思表示。但在單位與員工之間，若針對所謂“借款”往往包含“覈準”、“審批”等字樣的，該模式往往系基於用人單位管理制度所產生的資金流轉，不符合民間借貸的“自願、平等”原則。若員工簽訂有特定的財務單據（如《報銷單》、《暫支單》），該行爲本身即有“職務行爲”的預設。如果單位只能提供這類單據，法院也可能將直接推定雙方關係爲“內部管理”而非“民事借貸”。

參考案例：(2025) 京 0115 民初 5873 號民事判決書：“本案中，原告僅憑其通過個人賬戶向被告轉賬的記錄主張雙方存在借貸關係，但在被告否認借貸合意並解釋該款項系‘報銷’、‘獎金’的情況下，原告未能提供借條或進一步證據證明雙方達成借貸一致……由其承擔舉證不能的後果。”

（一）嚴控款項憑證定性。員工在處理單位款項時，應具備較高“文字敏感度”。若遇標有“借條”、“個人借款”或格式模糊的民間借貸合同上籤字的，務必手寫備註“此爲職務預借備用金，以實際報銷爲準”。同時，必須確保每一筆資金往來都有明確的指令來源。在收款或轉賬前後，通過企業微信、釘釘等即時通訊工具留痕，如明確回覆“收到，此款項將用於執行XX項目/XX採購指令”，從源頭上證明款項流動是基於管理隸屬關係的“職務行爲”，而非平等主體間的“借貸合意”。

（二）構建付款指嚮明確的代收代付證據鏈條。員工在資金流轉過程中，應避免公私混淆。無論是代收還是代付，在銀行轉賬備註欄務必清晰標明“代XX公司收/付XX業務款”，避免產生純粹的個人轉賬記錄。同時，員工應建立個人的“職務往來臺賬”將每一筆代收代付與具體的業務合同、上級指令、報銷單據一一對應，並定期與財務進行書面或電子對賬。這種系統性、連續性的記錄，能有力地向法院證明資金往來是嵌入在單位日常經營中的管理模式，而非孤立的個人借貸。

（三）落實“離職清算”的法律閉環。員工若離職的，應在離職交接時，要求單位出具加蓋公章的《財務兩清確認書》，或於離職證明中明確“任職期間所有職務借支、代收代付已覈銷完畢，雙方無經濟糾紛”。這份閉環文件是阻斷用人單位在員工離職後“反水”起訴民間借貸的最強防禦工具。

職場之中，“公私分明”不僅是財務底線，更是法律防線。在處理職務往來時，多一分確權意識，就能少一點法律隱患。唯有用確鑿的證據明確款項性質，方能確保辛勤付出的勞動不被最終誤讀爲沉重的“債務”。